Kostenlose Terminbuchungssoftware: Was taugt sie – und wo sind die Haken? (2026)
Die kurze Antwort: Ja, es gibt brauchbare kostenlose Terminbuchungssoftware – Timify Classic (dauerhaft gratis, mit Kalender, Buchungswidget und Kundenverwaltung) eignet sich gut zum Testen, ob deine Kundschaft Online-Buchung annimmt. Die Haken: Kostenlose Versionen verzichten fast immer auf genau die Funktionen, die Umsatz sichern (Erinnerungen, Warteliste, Behandlungshistorie), und „kostenlose" Plattformen wie Fresha verdienen stattdessen an Zahlungsgebühren und Neukunden-Provisionen. Faustregel: Gratis ist gut zum Ausprobieren – sobald No-Shows dich Geld kosten, rechnet sich ein 19-€-System ab dem ersten geretteten Termin.
Alle Angaben: Stand August 2026, netto, ohne Gewähr – verbindlich sind die Preisseiten der Anbieter.
Die drei Arten von „kostenlos" – und warum der Unterschied Geld wert ist
Wenn ein Buchungssystem mit 0 € wirbt, steckt eines von drei Modellen dahinter:
1. Echte Gratis-Version (Freemium). Der Anbieter gibt eine abgespeckte Version dauerhaft kostenlos ab und verdient an den Upgrades. Beispiel Timify Classic: Online-Kalender, Buchungswidget und Kundenverwaltung kosten nichts – mobile App, „Reserve with Google" und Dienstpläne stecken im Premium-Tarif (31 €/Monat, im Jahresabo 25 €). Fair und transparent; die Frage ist nur, ob die Gratis-Funktionen für deinen Alltag reichen.
2. „Kostenlos" mit Gebührenmodell. Das Grundsystem kostet nichts, der Anbieter verdient an jeder Transaktion: Zahlungsabwicklungsgebühren auf Kartenumsätze und Vermittlungsgebühren für Marktplatz-Neukunden. Beispiel Fresha. Das kann für dich günstig sein – oder teurer als jedes Abo, je nach Karten- und Buchungsvolumen. Bei 10.000 € Kartenumsatz im Monat und 1,5–2,5 % Gebühren zahlst du 150–250 € – „kostenlos" ist hier ein Marketingwort, kein Preis.
3. Kostenlose Testphase. 14–30 Tage gratis, danach kostenpflichtig. Das ist kein Gratis-Modell, sondern eine Kaufanbahnung – völlig in Ordnung, aber nicht das, wonach du suchst, wenn du „Terminbuchung kostenlos" googelst.
Was kostenlose Versionen können – ehrlich betrachtet
Für einen fairen Blick: Timify Classic ist ein vollwertiges Basis-Buchungstool. Du bekommst einen sauberen Online-Kalender, ein Widget für deine Website und eine Kundendatenbank – dauerhaft, ohne Kostenfalle. Wenn deine einzige Frage lautet „Nehmen meine Kundinnen Online-Buchung überhaupt an?", beantwortet dir die Gratis-Version genau das, ohne einen Euro Risiko. Auch EasyWeek bietet einen kostenlosen Einstieg mit Erinnerungsfunktionen.
Das ist der legitime Einsatzzweck kostenloser Buchungssoftware: validieren, nicht betreiben.
Die 4 Haken, die dich mehr kosten als ein Abo
1. Kein No-Show-Schutz. Die teuerste Kostenart im Studio sind nicht Softwaregebühren, sondern leere Slots. Zuverlässige Erinnerungen (idealerweise per WhatsApp mit Rückkanal) und eine Warteliste, die freigewordene Termine automatisch passenden Interessenten anbietet, stecken praktisch nie in Gratis-Versionen. Ein einziger unverhinderter No-Show pro Monat (60–90 €) kostet mehr als drei Monate eines 19-€-Systems.
2. Keine Branchen-Funktionen. Behandlungshistorie mit DSGVO-konformer Einwilligung, variable Behandlungsdauern mit Pufferzeiten, Anzahlungen – was Beauty- und Wellness-Studios täglich brauchen, ist in kostenlosen, branchenneutralen Tools nicht vorgesehen. Gesundheitsnotizen in freien Textfeldern von Gratis-Tools sind zudem ein Datenschutzrisiko.
3. Wachstums-Deckel. Gratis-Versionen begrenzen Buchungszahlen, Mitarbeiterplätze oder Funktionen genau dort, wo es interessant wird. Das ist Absicht – das Modell lebt vom Upgrade. Kalkuliere den Premium-Preis von Anfang an mit, denn dort landest du, wenn das Tool funktioniert.
4. Versteckte Kosten beim Gebührenmodell. Beim „Gratis"-Modell mit Transaktionsgebühren zahlst du prozentual – je erfolgreicher dein Studio, desto teurer die Software. Ein Fixpreis-Abo wird dagegen relativ immer günstiger, je voller dein Terminbuch ist. Rechne dein konkretes Volumen durch: Die Anleitung dazu findest du in der Preisübersicht Was kostet ein Buchungssystem?.
Kostenlos vs. 19 €: die ehrliche Rechnung
Nehmen wir ein kleines Studio mit 100 Terminen/Monat à 65 €:
Timify Classic (0 €): Online-Buchung läuft, aber ohne automatische WhatsApp-Erinnerung und Warteliste bleiben No-Shows dein Problem. Bei einer typischen Ausfallquote kosten dich 4–5 vergessene Termine 260–325 €/Monat.
relaxCRM (19 €): Wenn Erinnerung + Warteliste davon nur 3 retten, stehen 195 € gesichertem Umsatz 19 € Kosten gegenüber. Netto-Effekt: +176 €/Monat gegenüber der Gratis-Lösung – die „teurere" Software verdient Geld.
Deshalb die klare Empfehlung nach Situation:
Deine Situation | Empfehlung |
|---|---|
Du willst nur testen, ob Online-Buchung angenommen wird | Timify Classic (0 €) – ohne Risiko validieren |
Du hast bereits regelmäßige Termine und ärgerst dich über Ausfälle | Branchensystem ab 19 €/Monat (z. B. relaxCRM) – rechnet sich ab dem ersten geretteten Termin |
Du hast kaum Kartenzahlung und willst 0 € Fixkosten | Gebührenmodell (z. B. Fresha) durchrechnen – mit spitzem Bleistift |
Du brauchst Kasse + Terminbuch | Kein Gratis-Weg: studiolution ab 32,95 €/Monat kalkulieren |
Den vollständigen Vergleich aller Systeme findest du hier: Buchungssystem-Vergleich 2026; was speziell kleine Studios brauchen, hier: Beste Buchungssoftware für kleine Studios.
Fazit: Gratis ist ein Testmodus, kein Betriebsmodus
Kostenlose Terminbuchungssoftware hat einen ehrlichen Platz: die Validierungsphase. Sobald dein Terminbuch echtes Geld bewegt, entscheidet nicht der Softwarepreis über deine Kosten, sondern die verhinderten Ausfälle und die Buchungen, die nachts und am Wochenende reinkommen. relaxCRM kostet 19 €/Monat, ist monatlich kündbar. Beim Umstieg kannst du deine bestehende Kundenliste kostenlos zu relaxCRM importieren lassen.
Häufige Fragen
Gibt es wirklich kostenlose Terminbuchungssoftware?
Ja. Timify Classic ist dauerhaft kostenlos (Kalender, Buchungswidget, Kundenverwaltung), auch EasyWeek bietet einen Gratis-Einstieg. Plattformen wie Fresha sind ohne Monatsgebühr, verdienen aber an Zahlungs- und Vermittlungsgebühren – das ist ein Gebührenmodell, kein Geschenk.
Wo ist der Haken bei kostenloser Buchungssoftware?
Gratis-Versionen verzichten auf die umsatzsichernden Funktionen: automatische Erinnerungen, Warteliste, Behandlungshistorie, Pufferzeiten. Außerdem begrenzen sie Buchungen oder Nutzer und drängen zum Upgrade. Bei Gebührenmodellen zahlst du prozentual auf Umsatz – je besser dein Geschäft, desto teurer wird „kostenlos".
Reicht kostenlose Buchungssoftware für ein Kosmetikstudio?
Zum Validieren ja, für den Dauerbetrieb selten: Es fehlen No-Show-Schutz, DSGVO-konforme Behandlungsdokumentation und Branchen-Funktionen. Sobald Terminausfälle Geld kosten, rechnet sich ein Branchensystem ab 19 €/Monat meist ab dem ersten geretteten Termin.
Was kostet gute Terminbuchungssoftware nach der Gratis-Phase?
Für kleine Studios 19–35 €/Monat als Fixpreis ohne Provision (z. B. relaxCRM ab 19 €, studiolution mit Kasse ab 32,95 €). Premium-Upgrades der Freemium-Anbieter liegen ähnlich – Timify Premium kostet 31 €/Monat bzw. 25 € im Jahresabo.
Alle im Beitrag genannten RelaxCRM-Preise verstehen sich netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer; RelaxCRM richtet sich an Unternehmen. Preise von Drittanbietern laut deren Websites zum Zeitpunkt der Veröffentlichung. Aktuelle Tarife: relaxcrm.de/preise.
Aus dem Alltag
Drei Studios, die es schon nutzen
Im Wortlaut, ungekürzt – mit Namen und Ort.
„Ich habe jetzt deutlich weniger Telefonate während der Behandlung.“
Ich habe RelaxCRM eingeführt, weil es mich ehrlich gesagt genervt hat, ständig während einer Behandlung ans Telefon gehen zu müssen. Gerade bei Terminanfragen war das ziemlich umständlich.
Jetzt können die Kunden ihren Termin selbst online buchen und bekommen vorher eine Erinnerung. Das funktioniert bisher wirklich gut. Auch kurzfristige Absagen sind dadurch einfacher zu handhaben.
Für mich ist es vor allem eine Erleichterung im Alltag. Ich muss mich weniger um die Terminverwaltung kümmern und kann mich während der Arbeitszeit besser auf meine Kunden konzentrieren.
„Die Terminvereinbarung läuft einfach, ohne dass ich ständig ans Telefon muss.“
Seit wir RelaxCRM nutzen, hat sich bei uns vor allem die Terminvereinbarung verändert. Früher haben viele Kunden angerufen, während gerade mehrere Leute im Laden waren. Dann musste man entweder rangehen oder später zurückrufen.
Jetzt buchen viele ihre Termine einfach selbst online. Gerade abends merken wir das deutlich, weil auch nach Feierabend noch Termine reinkommen.
Die Erinnerungen vor dem Termin finde ich ebenfalls praktisch. Insgesamt ist die Terminplanung für uns wesentlich übersichtlicher geworden und wir haben weniger Aufwand damit.
„Für mich ist vor allem die automatische Terminerinnerung hilfreich.“
Ich arbeite alleine und habe deshalb während einer Massage natürlich keine Möglichkeit, ans Telefon zu gehen. Trotzdem kamen früher gerade zu den ungünstigsten Zeiten Anfragen für neue Termine.
Mit RelaxCRM können die Kunden selbstständig einen passenden Termin auswählen und buchen. Das nimmt mir im Alltag einiges an Arbeit ab.
Was ich besonders gut finde, sind die automatischen Erinnerungen. Dadurch werden Termine deutlich seltener vergessen. Auch meinen Kalender habe ich jetzt viel besser im Blick.
Es ist kein System, bei dem man nach zwei Tagen alles umstellen muss – man kommt relativ schnell damit zurecht und hat dann einfach weniger Arbeit mit der Terminverwaltung.
Mach dein Studio rund um die Uhr buchbar
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